Palvelukeskukset ja ulkoistaminen

Kilpailuetua palvelukeskusten ja ulkoistamisen avulla

Monet yritykset ovat jo siirtäneet talous-, raportointi-, IT-, HR-, asiakaspalvelu- ja hankintatoimintojaan palvelukeskusmalliin tai siirtyneet käyttämään kokonaan ulkoistettua palveluntarjoajaa (Shared Services and Outsourcing, SS&O).

Globalisaatio ja tietotekninen saavutettavuus mahdollistavat uusia tapoja harjoittaa liiketoimintaa. Yritykset hyödyntävät palvelukeskus- ja ulkoistusmallia nykyisin myös liiketoimintaan tiukemmin sidottuihin toimiin kuten tutkimus, tuotekehitys sekä verotus ja oikeusasiat.

Palvelukeskukset

Palvelukeskukset ovat keino ajaa laadullisia ja taloudellisia hyötyjä. Palvelukeskusratkaisun ajureina voivat olla liiketoimintamallin muutos (esim. päämies, principal-mallin käyttöönotto), yritysjärjestelyt, tarve parantaa toiminnan laatua, kustannustason alentaminen tai kontrollin ja läpinäkyvyyden parantaminen.

Operatiiviset kustannussäästöt palvelukeskuksen toteuttamisesta ovat tyypillisesti 20–50 %:n luokkaa, riippuen yrityksen lähtötilanteesta ja annetuista palvelukeskusmallin reunaehdoista. Yritysten paine tehostaa toimintojaan haastaa uudelleenarvioimaan myös jo perustettujen palvelukeskusten sijaintia ja prosesseja.

Miten voimme auttaa?

Palvelukeskuksen käyttöönotto on tyypillisesti 6–18 kuukautta kestävä hanke, jonka aikana liiketoiminta- ja maayhtiöissä hajallaan olevat toiminnot siirretään palvelukeskuksen hoidettavaksi. Voimme auttaa

määrittelemään toteuttamiskelpoisen palvelukeskusstrategian sekä laatimaan konkreettisen esimerkin, jonka perusteella johto voi tehdä päätöksen jatkamisesta
suunnittelemaan konseptin, joka yrityksen rakenne, liiketoimintamalli sekä tiedossa olevat tulevat muutokset huomioiden voidaan toteuttaa
analysoimaan ja valitsemaan yrityksen kriteeristöön parhaiten sopivan fyysisen sijaintipaikan palvelukeskukselle sekä anomaan mahdolliset saatavilla olevat tuet
suunnittelemaan yksityiskohtaisesti palvelukeskuksen juridisen rakenteen, ohjaus-, johtamis- ja palvelumallin, organisaation, tietojärjestelmät sekä prosessit
laatimaan yksityiskohtaisen toteutus- ja siirtosuunnitelman
arvioimaan vaikutuksia nykyiseen toimintamalliin ja henkilöstöön sekä laatimaan yksityiskohtaisen toimenpidesuunnitelman mahdollisten riskien välttämiseksi
rakentamaan palvelukeskuksen halutussa sijaintipaikassa sekä valitsemaan ja hallinnoimaan tarvittavia muita paikallisia kumppaneita (tilat ja infrastruktuuri, rekrytoinnit, paikalliset viranomaiset, jne.)
laatimaan yksikkökohtaiset siirto-, vaikutus- ja muutossuunnitelmat
siirtämään toiminnot maista ja liiketoiminnoista palvelukeskukseen
optimoimaan maihin ja liiketoimintoihin jäävät rakenteet sekä varmistamaan suunnitelman toteutumisen
arvioimaan olemassa olevan palvelukeskuksen liiketoiminnallisia hyötyjä
tehostamaan ja laajentamaan palvelukeskuksen palveluja
tukemaan palvelukeskuksen sijaintia ja omistusta koskevissa järjestelyissä.

Ulkoistaminen

Ulkoistamisen mittakaava ja rakenteellinen monimutkaisuus ovat lisääntymässä. Aivan ensimmäiset ulkoistamissopimukset olivat pitkän aikavälin kahdenvälisiä sopimuksia. Nykyisin, kun tietotekninen saavutettavuus on suurta, trendi kulkee kohti multi-sourcing-mallia, jossa vastuussa oleva toimittaja toimii hankkijana ja järjestää muut toimittajat, tai jossa ryhmä toimittajia tarjoaa yhdessä joukon palveluita.

Miten voimme auttaa?

Ulkoistamisen elinkaaren eri vaiheisiin liittyy omat haasteensa. Keskitymme kokonaisuuteen ja tarkastelemme koko sopimuskautta sekä kunkin vaiheen erityiskysymyksiä. Voimme auttaa

tunnistamaan ulkoistettavat toiminnot ja laatimaan konkreettisen esimerkin, jonka pohjalta johto voi päättää, kannattaako ulkoistusta ja kumppanivalintaa lähteä suunnittelemaan tarkemmin
määrittelemään yksityiskohtaisen työnjaon ja vastuut palveluntuottajan ja asiakkaan välillä
määrittelemään tarvittavan oman osaamisen ja resurssitarpeen ulkoistetun palvelun hallintaan sekä tarvittavat muutokset omaan organisoitumiseen siirryttäessä ulkoistetun palvelun käyttöön
määrittämään vaatimukset ja arvioimaan potentiaaliset toimittajat
neuvottelemaan oikeista ehdoista
laatimaan keskeiset asiat huomioivat sopimukset, jotka kattavat aineettoman omaisuuden jakamisen, kriteerit suoritukselle sekä laiminlyönnistä seuraavat sakot
arvioimaan vaikutusta työntekijöihin, suunnittelemaan toimintatapa- ja henkilöstömuutoksen läpiviennin yksityiskohdat
toteuttamaan palvelun käyttöönoton sekä tekemään vaaditut muutokset prosesseihin, tietojärjestelmiin, juridisiin rakenteisiin, verojärjestelyihin ja organisaatioon sekä tiedottamaan työntekijöille heidän työympäristöönsä liittyvistä muutoksista
hallinnoimaan poliittisia, lainsäädäntöä koskevia ja operatiivisia riskejä liittyen kumppaniin, ulkoistettaviin toimintoihin tai maiden paikallisiin säädöksiin
tarkastamaan ja hallinnoimaan olemassa olevia sopimuksia ja ratkaisemaan erimielisyyksiä.